دانلود پروژه رشته اقتصاد در مورد اصول تعیین بودجه در سازمانهای مختلف – قسمت سوم

دانلود پایان نامه

– گزینش روش

همانطور كه اشاره شد استفاده از روش‌های متعدد برای پیش‌بینی فروش دقت و صحت برآورد را زیادتر می‌كند زیرا نتیجه هر روش با نتیجه روش دیگر كنترل می‌شود. ولی بهرحال برای گزینش روش پیش‌بینی، باید به مسائلی توجه شود كه در ابتدای همین فصل آنها را برشمردیم. حال جوانب مهم آن مسائل را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

نکته مهم : برای استفاده از متن کامل تحقیق یا مقاله می توانید فایل ارجینال آن را از پایین صفحه دانلود کنید. سایت ما حاوی تعداد بسیار زیادی مقاله و تحقیق دانشگاهی در رشته های مختلف است که می توانید آن ها را به رایگان دانلود کنید

اگر مدیران بلند مرتبه شركت كه از ارقام پیش‌بینی شده استفاده می‌كنند از چگونگی و شیوه برآورد آن مطلع نباشند، پیش‌بین‌ها و برآوردها از ارزش‌ چندانی برخوردار نخواهد بود. مدیران باید ازپیش فرض‌هائی كه برآوردها مبتنی بر آنها صورت گرفته آگاه باشند تا حدود و قابلیت اتكا و اعتماد بر ارقام مذكور را بسنجند. در صورت عدم آگاهی ، احتمالاَ به ارقام اعتقادی نخواهد بود.

به دلایل فوق پیش‌بینی‌ها و برآوردهای متكی به روش‌های پیچیده آماری، از طرف كسانی كه با روشهای مذكور آشنائی ندارند، با بدبینی برخورد می‌شود. پس نتیجه می‌گیریم برآورد متكی بر روش‌های آماری، هنگامی مطلوبترین وجه، مورد استفاده قرار می‌گیرد كه كاربرد آنها ازطرف مدیران درك شود.

مساله دیگر دقت و صحت پیش‌بینی‌هاست. مكرر دیده شده كه چون مدیران طی تجربیات قبلی، مشاهده كرده‌اند پیش‌بینی با واقعیت فاصله بسیار داشته نسبت به كلیه روش‌های پیش‌بینی بدبین شده‌اند، نمی‌توان امكان اشتباه را در كلبه روش‌ها انكار نمود ولی باید به این واقعیت توجه كرد كه وارسی‌ها و تجدید نظرهای مكرر در پیش‌ بینیهای انجام شده امكان اشتباه را حتی‌المقدور كاهش خواهد داد. از یكسو انتظار صحت ودقت صددرصد واقع‌بینانه نیست ولی از سوی دیگر باید مراقب بود كه حاشیه اشتباه چندان زیاد نشود. در عمل ، بررسی ومطالعه نتایج حاصله از روش‌های گوناگون، نشان خواهد داد كه كدام روش از صحت ودقت بیشتری برخوردار است.

بودجه فروش

مقدمه

بودجه فروش در واقع برنامه تفضیلی فروش مؤسسه طی دوره بودجه است. جزئیات مربوطه لزوماً بستگی به عواملی از قبیل ماهیت مؤسسه نوع محصولات و سازمان فروش دارد. مضافاً میتوان بودجه فروش را برحسب ماه ، فصل یا به هر دوره زمانی دیگری تفكیك كرد.

كلیه اطلاعات مذكور ، در فرمهای خاص منعكس و تنظیم می شود تا همه افراد ذیربط تأثیر برنامه فروش را ، بر قسمت و فعالیت مربوط به خود،‌به فوریت ملاحظه نمایند. در این فرم محل خاصی جهت درج آمار مربوط به عملكرد فروش در نظر گرفته میشود تا ارقام فروش واقعی در آن ثبت شده و با رقم پیش بینی شده مصوب مقایسه گردد و در حقیقت به این ترتیب جنبه كنترلی بودجه ریزی تحقق می یابد.

1- كاربرد پیش بینی فروش در تهیه بودجه فروش

نقطه شروع در تنظیم بودجه فروش پیش بینی فروش است. به این ترتیب آمار و اطلاعات اساسی برای طراحی برنامه فروش طی دوره بودجه فراهم می آید . در بعضی موسسات پیش بینی فروش در واقع معادل بودجه فروش است زیرا پیش بینی مذكور بر حسب نوع محصول ، فروشندگان ،‌ مناطق یا سایر طبقه بندی های مربوطه انجام می گیرد.

پیش از تصویب پیش بینی تفضیلی فوق به عنوان بودجه فروش باید از نقطه نظر امكانات و منابع مؤسسه آن را مورد بررسی قرار داد. می بایست دید كه آیا ظرفیت كارخانه ،‌تعداد كاركنان،‌مواد اولیه و سرمایه در گردش موجود امكان آنرا می دهد كه مقدار فروش برآورده شده تولید و عرضه گردد یا خیر؟

در مواردی كه پیش بینی براساس نظرات كمیته مدیران انجام میشود بررسی فوق خود به خود، در عمل صورت میگیرد. زیرا معمولاً مدیران مسئول امور مختلف، از قبیل تولید، توزیع،‌و مالی در كمیته مذكور عضویت دارند.

2- روش تهیه و تنظیم بودجه فروش

مدیر امور بودجه باید جدول زمانی لازم را تهیه كند تا به موجب آن برآورد فروش و براساس آن بودجه فروش و دیگر بودجه هایی كه میبایست با آن هماهنگ گردد، به موقع تهیه و تنظیم شود. تهیه جدول زمانی مناسب مانع تأخیر برآورد فروش و دیگر بودجه ها خواهد شد. جدول زمانی ذیل مثالی در این مورد است.

تقویم بودجه

تاریخ شخص یا واحد مسئول مسئولیت تعیین شده
1/10 مدیر امور بودجه ارسال بخشنامه برای رؤسای فروش یا مدیران مناطق جهت برآورد فروش
2/10 رؤسای فروش یا مدیران مناطق توزیع فرم و دستورالعمل بین فروشندگان جهت برآورد فروش
4/10 روسای فروش یا مدیران مناطق گردآوری برآورد فروشندگان و انجام تعدیلات لازم در آنها
10/10 مدیر امور فروش بررسی برآورد رؤسای فروش یا مدیران مناطق و انجام توصیه های لازم
15/10 تا 15/11 مدیریت امور فروش فروش محصولات را برحسب محصول،‌مناطق و سایر طبقه بندیها برآورد میكند. با قسمت تولید درباره امكانات تولید مذاكره و مشورت می نماید. اختلاف نظرات مختلف را در مورد برآورد فروش برطرف میكند. مجموع برآوردها را به كمیته بودجه تسلیم می نماید.
16/11 تا 24/11 كمیته بودجه برآوردها را بررسی كرده و برآورد نهایی را به هیأت مدیره تقدیم می كند.
25/11 تا 30/11 هیأت مدیره بررسی و تصویب برآورد فروش
1/12 مدیرت امور بودجه برآوردهای تصویب شده را برای رؤسای واحدهای فروش یا مدیران مناطق ،‌مدیر فروش ،‌مدیر تولید ارسال می دارد.
2/12 تا 10/12 قسمت تولید جدول تولید را برپایه برآوردهای فروش آماده می كند.
10/12 مدیریت امور بودجه مصوبه برآورد فروش را جهت ضبط و بایگانی و تهیه و تنظیم سایر بودجه ها،‌به فرمهای مربوطه منتقل می نماید.

جدول زمانی بودجه فوق برای مواردیست كه پیش بینی فروش براساس نظرات فروشندگان انجام میگیرد. در مثال فوق فرض شده كه بودجة‌ موسسه براساس سال خورشیدی تهیه و تنظیم می گردد.

همانطور كه ملاحظه می شود در تقویم بودجه ، كلیه مراحل گردآوری برآورد فروش پیش بینی شده و لذا میتوان اطمینان حاصل كرد كه بودجه فروش به موقع تنظیم شده تا دیگر واحدهای مؤسسه بتوانند برای برنامه ریزی و هماهنگی فعالیتهای خود از آن استفاده نمایند. در غیر اینصورت تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات لازم به شیوه ای غیر منظم انجام شده و به احتمال زیاد ، سایر واحدها كه تابع برآورد فروش هستند، قادر نخواهند بود بودجه های مربوط به خود را به موقع تهیه و تنظیم كنند.

3- تصویب بودجه فروش

تقویم بودجه فوق ، نشانگر آن است كه گردآوری آمار و اطلاعات و تهیه و تنظیم برآورد فروش و به تبع آن بودجه فروش مراحل متعددی را طی می كند. گذر آمار و اطلاعات از سطوح مختلف سازمانی به دلایل عدیده، موجب تغییر ارقام برآورد شده میگردد.

فی المثل ممكن است كه برآورد كنندگان اولیه از وضع كلی اقتصادی و تأثیر آن بر فروش آتی مؤسسه بی اطلاع باشند و در نتیجه مسئولین بالاتر ناچار خواهند بود كه برای ملحظو داشتن این نكته تغییرات لازم را در برآوردها به عمل آورند.

ممكن است مسئولین دیگر برای ملحوظ داشتن تغییرات منتظره در هزینه ها و قیمتهای فروش كه در امكانات فروش تأثیر میگذارد، برآوردهای اولیه را مورد تجدید نظر قرار دهند. احتمال دارد مسئولین تولید ،‌ارقام برآورد شده اولیه را از ظرفیت تولید،‌بیشتر بدانند،‌و خواهان تجدید نظر و كاهش برآورد فروش گردند. سرانجام ممكن است مقامات بالای مؤسسه با توجه به فعالیتهای تبلیغاتی و تأثیر احتمالی آن بر تقاضا ارقام برآورد اولیه را تعدیل نمایند.

در روند تهیه و تنظیم و برآورد نهائی فروش آتی در هر مرحله امكان بررسی و تجدیدنظر و تغییر وجود دارد. بهر حال این نكته حائز اهمیت فراوان است كه هر تغییر عمده در برآوردها و دلایل آن به كسانی كه برآوردهای اولیه را انجام داده اند اطلاع داده شود تا به این ترتیب اطمینان آنان جلب شده و از دلسردیشان جلوگیری گردد.

در تقویم بودجه مورد بحث،‌فرض شده كه كمیته بودجه برآوردهای فروش را ارزیابی كرده و برای تصویب آن توصیه های لازم را به هیأت مدیره خواهد كرد. اما بهر حال همانطور كه در فصول قبل بیان شده مؤسسات مختلف از روشهای متفاوت استفاده می كنند لذا تقویم بودجه باید متناسب با روش خاص هر مؤسس تنظیم گردد.

در مواردی،‌چون اعضای كمیته بودجه را مدیران عالی مؤسسه تشكیل می دهند لذا همین كمیته تصویب كننده برآورد نهایی فروش محسوب می گردد. در هر صورت باید ارقام مصوب، به مدیریت امور بودجه ابلاغ شود تا در آن واحد به فرمهای مربوطه منتقل شده و برای استفاده از سایر واحدهای مؤسسه ارسال گردد.

مضافاً اگر برای فروشنده یا منطقه و ناحیه سهمیه خاص تعیین می گردد باید سهمیه مذكور از مجرای صحیح تعیین و ابلاغ شود. این سهمیه ها در واقع برنامه های اجرائی واحدهای مختلف فروش بوده و هدفهائی است كه باید تحقق یابد. بهمین ترتیب پیگیری برنامه ها در فاصله های زمانی معین طی دوره بودجه ، و تعیین دلایل عدم اجرای آن حائز اهمیت بسیار است.

4- روشهای گردآوری و تنظیم ارقام مربوط به بودجه فروش

برای حصول اطمینان از تهیه آمار و ارقام صحیح و همچنین سهولت تهیه و تنظیم آن ، بهتر است كه فرمهای استانداردی تهیه شده و برای كلیه كسانی كه در امر برآورد فروش مشاركت دارند ارسال شود. برای برآورد فروش توسط فروشندگان میتوان از فرم مشابهی با آنچه كه در جدول شماره 3 ارائه شده استفاده كرد.

جدول شماره 3 : برآورد فروشنده

فروشنده: منطقه: تاریخ:
نام محصول فروش سالهای پیش (تعداد) برآورد فروشنده

درصد تغییرنسبت به امسال

سال آینده (تعداد) برآورد مدیر منطقه یا مدیر فروش درباره فروش تعداد سال آینده
دوسال قبل پارسال تاكنون افزایش كاهش
توضیح درباره تغییرات غیرعادی سال آینده نسبت به سال جاری:

در ستون مربوط درج میشود. در این فرم به جای مبلغ فروش ارقام مقداری، یعنی تعداد با مقدار فروش درج میشود زیرا در این مرحله برآورد مقداری سودمندتر است.

هرگونه برنامه تغییر قیمت فروش در سال بودجه باید قبلاً به اطلاع فروشندگان رسانده شود تا اینان با توجه به آگاهی ها و شناخت خود از مشتریان تأثیر آنرا بر مقدار فروش سال آتی در برآوردهای خود ملحوظ دارند.

فی المثل در صورت افزایش ده درصد به قیمت محصول، فروشنده با توجه به كلیه عوامل،‌امكان تأثیر منفی آنرا در مقدار تقاضا در نظر خواهد گرفت. چنانچه به اعتقاد او افزایش قیمت موجب كاهش تقاضای محصول گردد فروش سال آتی را كمتر از سال جاری برآورد خواهد كرد.

كلیه ارقام و آمار مربوط به فروش محصولات طی سالهای گذشته از سوی مدیریت امور بودجه با مدیریت امور مالی ، در فرمهای مورد بحث وارد شده و آنگاه برای فروشندگان ارسال می گردد. ؟؟‌ خالی انتهای فرم به این منظور پیش بینی شده كه فروشنده دلایل تغییرات غیرعادی برآورد فروش را نسبت به سال جاری در آن درج كند. توضیحات مذكور سودمند بوده و در واقع نظرات كسانی را كه مستقیماً با مشتریان سر و كار دارند منعكس می سازد و میتوان برای تعدیل برآورد و پیش بینی فروش كل مؤسسه ، از آن بهره برداری كرد.

رئیس قسمت فروش یا مدیر منطقه ، بر حسب مورد،‌در ستون آخر فرم برآوردهای خود را منظور می دارد. اصلاح و تعدیل برآورد فروشنده توسط رئیس قسمت فروش یا مدیر منطقه ، بستگی به پیش بینی سالهای قبل فروشنده مربوطه دارد. در واقع مدیران مذكور سوابق پیش بینی های قبلی فروشندگان را جمع آوری كرده و نگهداری می كنند. جدول شماره 4 فرمی را كه به این منظور فراهم شده نشان می دهد. سابقه ارقام بودجه سالهای قبل و مقایسه آنها با عملكرد واقعی فروش اطلاعات لازم را در اختیار مدیر منطقه قرار می دهد تا براساس آن برآورد آتی فروشندگان را تعدیل نماید.

جدول شماره 4 :

برآورد صحبت پیش بینی فروشندگان توسط مدیر منطقه یا مدیر فروش

نام فروشنده محصول تعداد فروش سال گذشته درصد فروش انجام شده به برآورد فروشنده
برآورد فروشنده فروش انجام شده

درصد مذكور در ستون آخر جدول شماره 4 از تقسیم ارقام فروش واقعی بر ارقام پیش بینی فروشندگان در مورد هر محصول، حاصل می گردد. مدیر مسئول میتواند از درصد مذكور استفاده كرده و یا كاربرد آن پیش بینی و برآورد فروشندگان را تعدیل كند.

بدیهی است كه استفاده كوركورانه از این درصد صحیح نخواهد بود. مدیر مسئول باید بداند كه چرا برآورد سالهای گذشته فروشنده زیادتر یا كمتر از حد عملكرد بوده است. اگر به اعتقاد مدیر مسئول، علت اشتباه از میان رفته باشد دیگر نمی تواند از درصد مورد گفتگو برای تعدیل برآورد فروشنده استفاده كند.

مدیر منطقه یا رئیس فروش پس از درج برآورد خود در مقابل برآورد هر یك از فروشندگان،‌مجموع برآوردهای فوق را در فرم دیگری همچون فرم ارائه شده در جدول شماره 5 تلخیص می كند، آنگاه ، این فرمها برای مدیر كل فروش مؤسسه ارسال می گردد كه او نیز به نوبه خود، برآوردهای مذكور را بررسی و مطالعه كرده و در صورت لزوم تجدیدنظرهای ضروری را اعمال می كند.

آگاهی و اطلاعات خاص و تجارب مدیر كل فروش مؤسسه معمولا منجر به تعدیل مجدد برآورد فروشندگان و در مواردی تجدیدنظر در تعدیلات مدیران منطقه با رؤساس فروش می گردد. برای سهولت ضبط و ثبت اینگونه تجدیدنظرها، آخرین ستون فرم برآورد مدیران منطقه با رؤسای فروش برای درجه نظرات مدیر كل فروش مؤسسه در نظر گرفته میشود.

مدیر كل فروش مؤسسه پس از پایان بررسی ها و درج نظرات خود در ستون آخر، ارقام منعكس در فرمهای مذكور را خلاصه كرده و آن را برای كمیته بودجه، مدیر تولید و سایر رؤسای ذیربط ارسال میدارد. معمولا به این منظور فرم دیگری تهیه میشود كه نمونه آن در جدول شماره 6 به نمایش درآمده است.

كمیته بودجه پس از مطالعه ارقام خلاصه مذكور، ممكن است به نوبه خود تعدیلات دیگری در آن بعمل آورد. با توجه به خصیصه خوش بینی

برای دیدن قسمت های دیگر این تحقیق لطفا” از منوی جستجوی سایت که در قسمت بالا قرار دارد استفاده کنید. یا از منوی سایت، فایل های دسته بندی رشته مورد نظر خود را ببینید.

با فرمت ورد

Leave a comment